Cómo elegir el venue perfecto: 7 cosas que casi todos olvidan
Aforo real, límites de sonido, accesos de carga, plan B por clima… Lo que conviene preguntar antes de enamorarte de un espacio.
Un venue bonito en fotos no siempre es un venue que funciona para tu evento. Después de montar eventos en todo tipo de espacios, estas son las siete cosas que se pasan por alto con más frecuencia al elegir.
1. El aforo «de verdad»
Un espacio puede admitir 200 personas de pie y 80 sentadas a mesa. Pregunta por la capacidad según el formato que tú necesitas: cóctel, cena sentada o baile. Y recuerda que hace falta sitio para barras, cabina y circulación.
2. Horarios y límites de sonido
Pregunta hasta qué hora puede sonar música, si el local tiene limitador acústico y a qué volumen. Es la causa número uno de fiestas que se apagan antes de tiempo. Si hay música en directo o DJ, que el responsable del espacio hable con quien la va a poner.
3. Accesos y logística
¿Por dónde entra el equipo de sonido, el catering, las flores? ¿Hay ascensor de carga, aparcamiento, zona de descarga? Un venue precioso con una escalera de 40 peldaños y sin montacargas se traduce en horas extra de montaje.
4. El clima y el plan B
En espacios abiertos, pregunta qué alternativa cubierta existe y si cabe todo el mundo. Aprovecha, además, el factor luz: en verano el sol se pone tarde y la hora dorada es el mejor decorado que existe. Mira hacia dónde está orientada la terraza.
5. Costes que no salen en la tarifa
Pregunta qué incluye el precio: mobiliario, personal de sala, limpieza, derechos de descorche, electricidad extra, seguridad. Pide el presupuesto por escrito y compara siempre lo mismo con lo mismo.
6. Quién manda en el espacio
Algunos venues tienen catering y barra obligatorios; otros permiten traer proveedores propios. Si quieres un menú o una coctelería de autor, confírmalo antes de enamorarte del sitio.
7. Visítalo a la hora del evento
Un restaurante a las 11 de la mañana no se parece en nada al mismo restaurante a las 9 de la noche. Ve a la hora a la que será el evento y fíjate en la luz, el ruido de alrededor, la temperatura y cómo se siente el espacio con gente.
Truco: lleva una lista de preguntas escrita y pide las respuestas por correo. Evita malentendidos y te sirve de referencia cuando llegue el día.